Inwentaryzacja środków trwałych – kiedy i jak należy ją przeprowadzić?

Inwentaryzacja środków trwałych to systematyczne, fizyczne zliczenie i weryfikacja stanu poszczególnych składników trwałego majątku przedsiębiorstwa. Obejmuje ona zarówno nieruchomości, maszyny, urządzenia, jak i pojazdy, sprzęt komputerowy czy inne maszyny wykorzystywane w bieżącej działalności firmy.

Celem tego działania jest zapewnienie rzetelności i zgodności danych księgowych z rzeczywistym stanem majątku przedsiębiorstwa. Dzięki temu organy podatkowe otrzymują wiarygodne informacje do rozliczenia podatków, a Ty zyskujesz cenne informacje na temat stanu swojego majątku i możesz efektywniej nim zarządzać, przygotowując kolejne plany biznesowe.

Przeczytaj też: Rozwiązania dla Twojego sklepu

Zgodnie z ustawą o rachunkowości (Dz.U.2023.0.120 – Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości), inwentaryzację środków trwałych należy przeprowadzać co najmniej raz w roku, na ostatni dzień roku obrotowego. Jednakże ustawa przewiduje również pewne odstępstwa od tej reguły:

• dla nieruchomości, inwestycji oraz innych środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym lub będących w budowie inwentaryzacja może być przeprowadzana raz na 4 lata;

• w przypadku środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw do nieruchomości dopuszczalne jest przeprowadzenie inwentaryzacji metodą weryfikacji danych księgowych;

• jeśli firma zawiesza działalność, inwentaryzacja środków trwałych nie jest obowiązkowa.

Terminy te są ściśle określone w ustawie i niedostosowanie się do nich może skutkować karami finansowymi.

1. Opracuj instrukcję inwentaryzacyjną – dokument ten powinien określać szczegółowe zasady, organizację oraz przebieg procesu inwentaryzacji w firmie. Powinien zawierać m.in.: zakres i metody inwentaryzacji, harmonogram, skład komisji spisowej.

2. Wyznacz komisję inwentaryzacyjną, na której będzie spoczywać odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie spisu. W jej skład powinny wchodzić osoby posiadające odpowiednią wiedzę i doświadczenie.

3. Przygotuj arkusze spisowe, czyli formularze, na których członkowie komisji będą na bieżąco odnotowywać wyniki spisu z natury. Powinny one być ponumerowane, opieczętowane i przygotowane w odpowiedniej liczbie.

4. Poinformuj pracowników – ważne, by wszyscy pracownicy, zwłaszcza ci odpowiedzialni za powierzone środki trwałe, byli świadomi terminu i przebiegu inwentaryzacji.

Inwentaryzacja środków trwałych składa się z kilku etapów.

Tabela. Etapy inwentaryzacji środków trwałych.

Sprawdź nasz Niezbędnik biznesowy MAKRO dla gastronomii!

Inwentaryzacja środków trwałych to obowiązkowe działanie dla każdej firmy prowadzącej księgi rachunkowe. Pozwala na weryfikację zgodności danych ewidencyjnych z rzeczywistym stanem majątku Twojego przedsiębiorstwa, co przekłada się na rzetelność informacji finansowych, a Tobie dostarcza cennych informacji na temat zasobów, które możesz wykorzystać do planowania kolejnych działań biznesowych.